..: Oportunidade para o EDI realmente funcionar no TRC - por Anírio Oliveira Neto :..
Aqueles que vivem o dia-a-dia da administração das transportadoras sabem que o EDI que temos atualmente possui muitas falhas, em alguns casos ele deixou de ser um benefício para virar um custo ou apenas cumprir com a exigência do cliente. A maioria das empresas não utiliza todos os recursos que esta importante tecnologia pode trazer. Os motivos são vários.
       
Atualmente os gestores de TI estão acostumados a adaptarem seus sistemas a todo e qualquer tipo de processo que algum cliente crie. Muitas vezes sem reclamar, sem tentar colocar algum padrão já existente ou às vezes por imposição do próprio cliente. Com todo o know-how que o TRC adquiriu nos últimos anos esta falta de padronização acaba gerando uma infinidade de processos que só atrapalham o dia a dia das organizações.
       
Outro fator é que a maioria dos processos é incompleta. Não atendem a 100% das necessidades, fazendo com que mesmo recebendo informações eletronicamente, tenhamos que criar processos manuais para completá-lo. Isto é compreensível e natural devido à evolução dos processos e da voracidade de informações que os sistemas atuais inteligentes necessitam. Mas é necessário que alguém, alguma empresa ou entidade se responsabilize pela atualização dos padrões, voltando-os para as novas necessidades.
 

A falta de automação também colabora para a má administração e elevação dos custos, pois é comum o tráfego de informações repetidas, pois o receptor alega que "recebeu o arquivo".


 Qual transportador que ainda não teve uma fatura bloqueada pelo cliente que alega não ter recebido todos os dados de entregas das notas correspondentes a cobrança? Para evitar maiores pendências, muitos transportadores chegam a enviar o mesmo dado duas, três ou até cinco vezes para o mesmo destinatário, só para evitar que o receptor alegue falta de dados. Mesmo sem ter culpa, este tipo de procedimento só eleva os custos e muitas vezes não resolve a situação

As chamadas VANs (empresas que intermediam o envio e recebimento de dados) estão se proliferando por todo o País. Os embarcadores, buscando soluções para seus problemas internos, contratam serviços de VANs e os transportadores são obrigados a adaptarem seus sistemas para o novo padrão de arquivo, a usar um novo meio de comunicação e principalmente um novo custo.
       
Tecnologias ainda não dominadas por todos são impostas a transportadores de todos tamanhos. Um bom exemplo é o XML que nenhum tecnólogo é contra, mas é consenso que falta domínio sobre a linguagem. Mas para atender o cliente, fazemos investimentos que não sabemos direito se terão retorno. O pior é que depois de algum tempo, o próprio cliente desiste da tecnologia, pois nem ele mesmo ainda domina, e volta ao processo trivial.
       
Apenas como exemplo de custos, uma VAN chegou a oferecer o valor de R$ 1,20 por nota fiscal trafegada. O processo consistia no envio de vários arquivos, mas o custo por nota era fixo. Entretanto, o transportador de maior presença nas operações do cliente, recebia mensalmente cerca de 8.000 notas. Ou seja, além de toda adaptação necessária ao novo projeto, o transportador teria que arcar com o custo mínimo de R$ 9.600,00 mensais só para abastecer o sistema administrado pela própria VAN. Ficou claro o abuso de poder.
       
Graças ao empenho da equipe de TI do transportador, foi provado ao cliente que o projeto era oneroso e ineficiente. A relação custo/benefício não era adequada para nenhum dos lados, somente a VAN estava ganhando. Em 6 meses o projeto foi abandonado. Exemplos como este estão no dia a dia de todos nós do TRC.
       
A área de segurança da carga não usa nem abusa da integração de dados. Apenas como exemplo, vamos analisar os casos das empresas gerenciadoras de risco. Destas também parece nascer uma por dia.
       
Num grupo de 20 representantes de empresas do TRC, não conseguimos listar nenhuma gerenciadora de risco que possua integração 100% de dados com o transportador. Ou seja, para contratação de terceiros, precisamos registrar em nossos sistemas todos os dados dos veículos, proprietários, motoristas e outros. Lógico e aceitável. Entretanto, para se conseguir a liberação ou cadastro deste mesmo registro na empresa gestora de riscos, temos que redigitar tudo novamente e aguardar vários minutos ou horas para obter uma resposta.
       
Também são vários os casos que um veículo já está carregado, contrato assinado, mas como a gerenciadora só respondeu depois de 4 horas e não aprovou o cadastro, a transportadora terá que arcar com os custos da descarga, estadia, diária e nova contratação de um novo veículo e fazer todo o processo novamente.
       
Podemos registrar também absurdos dentro do próprio TRC. Existem problemas diversos que fazem com que transportadoras parceiras não consigam fazer EDI entre si. Até hoje temos transportadora que emite seus documentos e redespacha a mercadoria para outra transportadora e esta tem que redigitar 100% dos dados do conhecimento original.
       
De um modo geral, o item confiança na informação é algo discutível, pois é comum a perda de tempo em análise de dados que foram simplesmente chutados. Mas não vamos entrar em detalhes neste item, senão sairemos do foco deste documento.

Bom, acredito que a relação de problemas já tenha convencido a todos sobre a necessidade de se fazer algo. Com a reativação da COTIN - Comissão de Tecnologia da Informação do SETCESP - temos uma oportunidade única de resolver de vez todas as pendências acima.

Esta comissão é formada por profissionais de T.I. responsáveis pelos sistemas das transportadoras associadas ao SETCESP. Até nossa última reunião contamos 30 membros, representando grandes empresas do setor. Mas o setor não vive só de grandes empresas, pelo contrário a maioria das transportadoras do Brasil é de pequeno e médio porte. E entendo que todas, independente do tamanho, podem ganhar com o projeto que estamos lançando.

O projeto chama-se "EDI Padrão COTIN/SETCESP" e tem o objetivo de rever tudo aquilo que já existe no setor, aproveitar o que é bom e orientar para o descarte daquilo que não resolve nada e só onera as empresas. A participação do empresariado do TRC será de extrema importância na segunda fase do projeto que corresponderá à implantação propriamente dita. Apesar de buscarmos o menor custo possível, precisaremos do apoio dos empresários para ajudar a vender a idéia do padrão, tanto internamente quanto externo (clientes e fornecedores).

Nesta primeira fase precisamos da força dos gerentes e responsáveis por T.I. de todas transportadoras associadas. O trabalho já iniciou, mas ainda há tempo para o ingresso de novos membros na comissão. Esta é uma oportunidade para que todos os tecnólogos do setor possam expor suas idéias, fazer críticas e ajudar a elevar o nível de informatização com automação para suas empresas.
       
Os trabalhos estão divididos em etapas:
       
Estudo dos padrões existentes
Definição dos melhores padrões
Implementação dos padrões escolhidos
Desenvolvimento de controles (logs)
Desenvolvimento de padrões para novos documentos
Aprovação
Implantação do padrão entre os transportadores (redespachos)
Implantação do padrão entre os fornecedores do TRC
Apresentação e implantação com os embarcadores

O grupo está se preparando para dar soluções a todos os obstáculos atuais. Mas antes de tomar qualquer decisão fará consultas ao mercado, convidando todos os envolvidos para exporem suas idéias. Ou seja, teremos palestras de representantes de VANs, gerenciadores de riscos, fornecedores em geral, para que possamos ter o melhor resultado possível. Após as palestras faremos debates para que cada setor possa defender suas visões.

A COTIN também pretende ser o administrador destes padrões, acompanhando e controlando toda e qualquer nova necessidade que possa surgir. Se bem que nos novos formatos, teremos previsto campos para 100% das necessidades atuais e claro alguns de reserva para futuras implementações.

O convite é para que os empresários se engajem nesta idéia, apoiando-a e indicando um representante de sua empresa para colaborar com o projeto. O convite é para o responsável por T.I. das transportadoras associadas ao sindicato, para que ingressem nesta comissão. Todos têm muito a ganhar. A troca de experiência tem funcionado como uma atualização técnica e administrativa para cada um de nós, além de abrir oportunidades como esta.

A próxima reunião da COTIN será no dia 24/03 a partir das 09:00 na sala 66 do SETCESP. Para se inscrever, basta entrar em contato com o Departamento de Comissões no telefone 6632-1095, ou pelo e-mail: comissoes@setcesp.org.br.
       
Anírio Ramos de Oliveira Neto
Coordenador da Comissão de Tecnologia da Informação (COTIN) do SETCESP
       
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